推动电子文件归档工作的思考

张智涛


　　与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

　　纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?

　　(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

　　(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?

　　无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。?

　　纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。?

　　电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

　　清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。?

　　与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

　　由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。?

　　在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏，随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要，通过网络传输到全校，供广大师生员工共享。1998年，经与档案馆反复研究后，进一步完善了上网的报刊信息，加注了刊登文章的详细出处，相当于索引，并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝，与相应的电子文件一并归档，简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。

四川省达州市人民政府


达州市人民政府关于印发达州市信访事项复查复核实施细则的通知

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　达市府发〔2008〕33号

各县、市、区人民政府，市级各部门：
　　《达州市信访事项复查复核实施细则》已经市人民政府第92 次常务会议研究通过，现印发你们，请照此执行。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○八年十一月十二日

　　　　　　　　　　　　　　　　　达州市信访事项复查复核实施细则
　　第一章 总 则
　　第一条【目的依据】
　　为了进一步畅通信访渠道，规范信访事项复查、复核工作，妥善处理信访问题，维护信访人的合法权益，根据国务院《信访条例》、《四川省人民政府规范省级信访事项复查复核暂行办法》和《四川省人民政府信访事项复查复核实施细则（试行）》的规定，结合达州市实际，制定本实施细则。
　　第二条【适用范围】
　　本实施细则适用于本市行政区域内的各级行政机关和法律、法规授权或者委托的具有管理公共事务职能的组织、具有行政管理职能的派出机构进行的信访事项复查、复核活动。
　　本实施细则所称行政机关，是指各级人民政府及其工作部门。
　　第三条【工作机构及职责】
　　达州市人民政府信访事项复查复核委员会是市人民政府对信访事项进行复查复核的综合协调机构，受理信访人不服县、市、区人民政府、市级有关部门作出的信访事项处理意见或复查意见请求市人民政府复查或复核的信访事项。
　　市人民政府信访事项复查复核委员会履行以下职责：
　　（一）受理、办理应由市人民政府复查复核的信访事项；
　　（二）责成其成员或市级部门对有关信访事项进行复查复核；牵头成员根据工作需要，可指定一个具体承办单位牵头办理该信访事项；
　　（三）指导、检查和监督全市信访事项复查复核工作，对在复查复核工作中失职、渎职的行政机关工作人员，向有关行政机关提出行政处分的建议；
　　（四）承办市人民政府交办的其他有关事项，并向其报告工作。
　　市人民政府信访事项复查复核委员会下设办公室，办公室设在市人民政府信访局，具体承办全市信访事项复查、复核的日常工作：
　　（一）依法受理信访事项复查或复核请求，并根据信访事项内容提出拟办意见，填写《达州市人民政府信访事项复查（复核）送批表》呈送市人民政府信访事项复查复核委员会主任或副主任；
　　（二）根据市人民政府信访事项复查复核委员会主任或副主任的批示要求，向其成员或市级部门交办复查复核任务；
　　（三）根据牵头承办单位（成员）所报复查复核意见，编制《信访事项复查（复核）意见书》，送市人民政府信访事项复查复核委员会主任或副主任签发；
　　（四）向信访人和被复查人或被复核人送达市人民政府信访事项复查复核委员会作出的信访事项复查或复核意见书；
　　（五）监督被复查人或被复核人依法履行信访事项复查或复核决定；
　　（六）负责相关接待、咨询工作；
　　（七）办理市人民政府信访事项复查复核委员会交办的其他工作。
　　各县（市、区）人民政府应设立信访事项复查复核委员会，负责该行政区域内信访事项复查、复核工作。政府工作部门也要相应成立信访事项复查复核委员会，具体承担本部门对信访事项复查、复核的职责。
　　第四条【术语含义】
　　信访事项复查，是指因信访人不服办理机关的处理意见而提出请求，依法由办理机关的上一级行政机关对信访处理意见和有关情况进行审查并作出决定的行为。
　　信访事项复核，是指因信访人不服复查机关的信访意见而提出请求，依法由复查机关的上一级行政机关对该信访事项的办理、复查意见和有关情况进行审核并作出终结意见的行为。
　　信访程序终结，是指信访事项已经复核或经过处理具备信访程序终结条件，由有关机关审查并作出终结决定的行为。
　　第五条【原则和要求】
　　信访事项的复查、复核，应坚持属地管理、分级负责；逐级办理、三级终结；解决问题和疏导教育相结合的原则。
　　行政机关及其工作人员办理复查、复核请求，应当恪尽职守、秉公办事、处理恰当，做到依法进行、程序公正、手续完备。
　　复查、复核工作人员与提出复查、复核请求的信访人有直接利害关系的，应当回避。
　　第二章 复查、复核请求的提出
　　第六条【申请时限】
　　信访人对初访受理单位作出的信访事项处理意见不服的，可在自收到《信访事项处理意见书》之日起30内向办理机关的上一级行政机关提出复查请求；对复查处理意见不服的，可在自收到《信访事项复查意见书》之日起30日内向复查机关的上一级机关提出复核请求。因不可抗力原因导致在规定期限内无法请求复查复核的，可在障碍消除后15个工作日内提出申请。
　　第七条【请求形式】
　　信访人的复查、复核请求应以书面形式提出。对因特殊原因不能提供书面请求的，也可以口头方式提出，受理机关工作人员应做好记录，代为书写《信访事项复查复核申请》，并经信访人签名或盖章。
　　第八条【请求书】
　　信访人请求信访事项复查、复核应当提交下列材料：
　　（一）请求信访事项复查或者复核申请书。口头形式申请的，工作人员应当场制作申请笔录，并由信访人确定。申请书应当载明信访人的姓名、性别、出生年月、有效证件的名称及号码、家庭住址、工作单位、请求时间、对原答复意见不服的理由、事实以及具体的复查（复核）要求；　　
　　（二）被复查人或者被复核人作出的信访事项处理意见或者复查意见；
　　（三）相关证据、依据和其他材料；
　　（四）身份证明。
　　第九条【请求渠道】
　　信访人提出复查、复核请求，应遵循逐级信访的原则，不得越级提出。当两个机关均可受理同一复查、复核请求时，信访人只能选择向其中的一个机关提出。复查、复核请求按下列规定提出：
　　（一）初访由乡（镇）人民政府（街道办事处）处理，信访人不服其处理意见的，应向所在县（市、区）人民政府信访事项复查复核委员会提出复查请求；对复查意见仍不服的，应向达州市人民政府信访事项复查复核委员会提出复核请求。
　　（二）初访由行政机关派出机构或实行垂直管理的行政机关基层站（所）等机构处理，信访人不服其处理意见的，应向该机构的派出机关或上一级主管机关提出复查请求。对复查意见仍不服的，应向该复查机关的上一级主管机关或县（市、区）人民政府信访事项复查复核委员会提出复核请求。
　　（三）初访由县（市、区）人民政府工作部门处理，信访人不服其处理意见的，应向该部门的达州市行政主管部门或该县（市、区）人民政府信访事项复查复核委员会提出复查请求；对达州市行政主管部门复查意见仍不服的，应向省级行政主管部门或达州市人民政府信访事项复查复核委员会提出复核请求。
　　（四）初访由法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织以及行政机关依法委托的组织处理，信访人不服其处理意见的，应向直接管理该组织的单位或委托机关提出复查请求；对复查意见仍不服的，应向该复查机关的上一级主管机关或同级人民政府信访事项复查复核委员会提出复核请求。
　　第三章 复查、复核请求的受理
　　第十条【受理审查】
　　复查复核机关自收到复查复核请求之日起5日内，应对复核请求进行审查，对符合条件的，决定受理，并告知信访人，出具受理告知单；对于不符合条件的，决定不予受理，并书面告知信访人，同时载明不予受理的理由、依据和其他救济途径，无详细通讯地址、联系方式的除外。
　　第十一条【不予受理情形】
　　有下列情形之一的不予受理：
　　（一）信访事项已终结的；
　　（二）复查请求无原处理意见书、复核请求无原复查机关出具的复查意见书和无原处理机关出具的处理意见书的；
　　（三）没有具体的请求事项和事实依据；
　　（四）依法应通过诉讼、仲裁、行政复议等法律途径解决的；
　　（五）复查、复核请求已被相关机关受理的；
　　（六）信访问题不属于本机关受理范围的；
　　（七）其他依规定不予受理的情形。
　　第四章 复查、复核请求的办理
　　第十二条【办理要求】
　　复查复核机关应自受理复查复核请求之日起30日内作出复查复核意见，制作《信访事项复查复核意见书》。复查复核牵头承办单位应当组织专门人员（不少于3人）进行复查或复核。市和县（市、区）人民政府作为复查、复核机关时，不能指定或者委托原办理、复查机关，代市和县（市、区）人民政府对信访事项初访办理、复查处理意见进行复查、复核。对重大、疑难信访事项的复查、复核，经报请同级复查复核委员会同意后，组成专门的复查复核工作组，展开深入调查，对该信访事项进行核查或审查。
　　第十三条【办理程序】
　　复查复核按下列程序办理：
　　（一）听取信访人或其信访代理人申诉；
　　（二）审查初访办理单位出具的《信访事项处理意见书》、复查单位出具的《信访事项复查意见书》；
　　（三）调阅处理案卷，听取原处理单位、复查单位的情况汇报。
　　（四）需要进一步核实有关情况的，可以向其他组织和人员调查取证，查阅有关文件和资料。
　　对重大、复杂、疑难的信访事项，复查、复核机关可以按照规定的程序举行听证。经过听证的复查、复核意见可以向社会公示。听证所需时间不计算在复查、复核时限内。
　　第十四条【复查复核决定】
　　（一）信访事项处理意见或复查意见认定事实清楚、证据确凿、适用依据正确、程序合法、处理适当的决定予以维持。
　　（二）信访事项处理意见或复查意见有下列情形之一的，决定予以撤销，并责令被复查人或被复核人在一定期限内重新作出信访事项处理意见或复查意见，或者直接变更：
　　1．主要事实不清、证据不足的；
　　2．适用政策、法律依据错误的；
　　3．违反法定程序的，超越或者滥用职权的；
　　4．对反映的信访事项避重就轻，不作全面答复的。
　　第十五条【复查复核意见书的作出】
　　（一）复查复核意见书应载明以下内容：
　　1.信访人请求复查复核的事项和要求；
　　2. 复查复核决定及适用的政策、法律、法规和依据；
　　3.复查意见书应载明协调处理的时间、解决方案和不服复查意见请求复核的法定渠道；
　　4.复核意见书应向信访人指明该信访事项信访程序已终结。
　　（二）复查复核办理机关提出复查复核意见，报市人民政府信访事项复查复核委员会主任或副主任审批；经审批同意后，出具正式的复查复核意见书，加盖“达州市人民政府信访事项复查复核专用章”。
　　第十六条【复查复核意见书的送达】
　　复查复核意见书作出后，应在5日内送达信访人，同时送达被复查复核单位，由复查复核单位监督原初访办理单位或复查单位执行复查复核意见。
　　第十七条【信访人查询】
　　信访人可以查询其本人提出请求事项的办理进度。
　　信访人可以采取走访、书信、电话、电子邮件等形式查询，以走访方式查询的，应持受理机关出具的受理凭证和本人有效身份证明到该受理机关提出查询申请。接受查询的机关应当对查询情况予以登记。
　　第五章 终 结
　　第十八条【信访终结情形】
　　信访活动中，有下列情形之一的，信访程序终结，信访人仍然以同一事实和理由提出投诉请求的，各级人民政府信访工作机构和其他行政机关不再受理：
　　（一）信访事项已依法作出复核意见，并已将复核意见送达信访人的；
　　（二）信访人在原处理意见书或复查意见书上已签署同意的；
　　（三）信访人对办理、复查意见不服，但在规定时限内未提出复查、复核请求的；
　　（四）因超出行政机关法定信访受理范围，被信访事项的交办机关或者复查、复核机关依法撤销了信访处理意见的；
　　（五）依据国务院法制办公室，国家信访局规定，对2005年5月1日前已办结信访事项，信访人不能提出新的事实和理由的；
　　（六）其他依法应当终结的情形。
　　第十九条【终结后续工作】
　　经过复核程序的信访问题，复核意见由复核机关送达给信访人，必要时可召集相关部门一起做好政策宣传解释工作，落实稳控责任。信访事项终结后，信访人仍以同一事实和理由继续信访的，各级信访工作机构和其他行政机关不再受理，并应按照属地管理原则，由信访人所在地政府继续做好信访人的思想疏导工作，劝其息诉息访；经做工作仍无理缠访、闹访的，视其情节由公安机关依照《信访条例》和《治安管理处罚法》有关规定进行处理。
　　第六章 责任追究
　　第二十条【追究范围】
　　复查、复核机关办理复查、复核请求，被复查、复核机关应主动配合，积极协助。复查、复核机关可以要求初访办理或复查机关限期提交作出处理意见或复查意见的相关证据、依据和其他有关材料，被要求机关应及时提交。被复查人或被复核人不依法履行职责，不按要求提交书面答复和相关证据、依据和其他材料，不履行或不正当履行市人民政府复查复核委员会作出的信访事项复查复核决定的，按照《信访条例》、中纪委《关于违反信访工作纪律适用<中国共产党纪律处分条例>若干问题的解释》和中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家信访局《关于违反信访工作纪律处分暂行规定》的有关规定追究相关责任人的责任。
　　第七章 附 则
　　第二十一条【参照执行】
　　本市行政区域内的社会团体、企事业单位的信访事项复查、复核参照本实施细则执行。
　　对外国人、无国籍人、外国组织信访事项的复查、复核参照本实施细则执行。
　　第二十二条【术语规定】
　　本实施细则有关“5日”、“15日”、“30日”的规定是指工作日，不含节假日。
　　第二十三条【解释机关】
　　本实施细则由达州市人民政府信访事项复查复核委员会办公室负责解释。
　　第二十四条【施行日期】
　　本实施细则自印发之日起施行。